Machen wir mal eben eine Ausschreibung

oder machen wir es richtig?

Die Einkaufspolicy eines Unternehmens bestimmt in der Regel, ab welchem Einkaufsvolumen eine Ausschreibung durchzuführen ist. Die Beträge variieren von Unternehmen zu Unternehmen aber dies ist auch nicht ausschlaggebend für die benötigte Zeit einer Ausschreibung und leider ist es gemeinhin nicht so, wie von der Fachabteilung gewünscht. Diese hat sich ja nun schon seit längerer Zeit mit Ihrer Idee beschäftigt und ist sich auch schon seit längerem darüber im Klaren, dass sie entweder eine Dienstleistung, eine Software oder ein anderes Produkt für die Umsetzung ihrer Idee hinzukaufen möchte beziehungsweise muss.

Der hierfür anzuwendende Einkaufsprozess stand jedoch bisher nicht im Vordergrund, sondern vielmehr die Notwendigkeit, die Idee in ein Projekt zu wandeln, den Genehmigungsprozess anzustoßen und das benötigte Budget zu beantragen. Dass das benötigte Budget auch unmittelbar mit dem zu tätigenden Einkauf zusammenhängt ist bewusst. Aber entweder genügt erstmal eine grobe Schätzung, deren Grundlage eine erste Internetrecherche ist oder man hat bereits mit einem externen Lieferanten / Dienstleister gesprochen, der im schlimmsten Fall auch Urheber der schönen Idee gewesen ist.

Irgendwann, spätestens dann, wenn der Vorstand, der ob der veranschlagten Kosten des Projekts die unbequeme Thematik „Ergebnisse der Ausschreibung“ anspricht, fällt den bisher Beteiligten ein, dass es da ja auch noch einen Einkauf gibt, den man jetzt „rechtzeitig“ mit einbinden möchte. Bei Ausschreibungen ohne direkte Beteiligung der 1. oder 2. Führungsebene trifft es meist den „Junior“ der Projektmitglieder, dem diese Aufgabe zufällt und der nun gemeinsam mit dem Einkauf eben Mal die Ausschreibung durchzuführen hat. Ganz selten, natürlich, mit der Anweisung, dafür Sorge zu tragen, dass auch der gewünschte  Dienstleister / Lieferant das Rennen gewinnen möge.

Ach ja und bitte spätestens in drei Wochen muss das Ganze fertig sein.

Der betroffene Einkäufer verursacht bei dem „Junior“ in der Regel gleich im ersten Gespräch ein ratloses Gesicht, wenn er diesem mitteilt, das die „Vorstandsvorlage“ für die Beantragung des Budgets im Falle einer Ausschreibung leider nicht ausreicht, um eine qualitativ hochwertige Ausschreibung in den Markt zu bringen, sondern dass ein Fachkonzept mit weitaus mehr Inhalten benötigt wird. Ein gutmütiger Einkäufer deutet dabei auch vorsichtig an, dass die Durchführungszeit von drei Wochen ein sehr ehrgeiziges Ziel ist, der weniger gutmütige Einkäufer sagt gerade heraus, dass „drei Wochen“  ein absoluter Schwachsinn ist.

Die erste große Unbekannte bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen ist das benötigte Fachkonzept. Oder anders ausgedrückt, die angeschriebenen Lieferanten sollten der Ausschreibungsunterlage ganz exakt entnehmen können, was genau der Kunde denn nun einkaufen möchte, was soll das Produkt können, was sind „must have’s“, was ist „nice to have“, was ist nicht gewünscht, welche Schnittstellen gibt es, welche Dienstleistung soll zusätzlich erbracht werden, auf welche Voraussetzungen trifft der Lieferant, etc. etc..

Und das ist richtig viel Arbeit, die der Einkauf selbst dann nicht alleine leisten kann, wenn er tatsächlich rechtzeitig, nämlich zum Zeitpunkt der „Idee!“ mit eingebunden worden wäre. Der Fachbereich hat diese Arbeit leider gar nicht mit eingeplant und erst recht nicht zu einem Zeitpunkt, an dem er ja am liebsten bereits mit der Umsetzung des Projekts begonnen hätte. Oh, und nein, für eine ernsthafte Ausschreibung, die nicht gleich auch vom Lieferanten mit der größten Not als „fake“ identifiziert werden soll, genügt auch die aufgehübschte Vorstandsvorlage nicht.

Mit fertigem Fachkonzept kann nun die Ausschreibung in den Markt gebracht werden, je nach Umfang sollten die Lieferanten mindestens eine Woche, bei sehr großen Ausschreibungen auch zwei Wochen, Zeit haben, um die Unterlage zu studieren, ihr Interesse an der Teilnahme zu bekunden und ihre Verständnisfragen zur Unterlage zu stellen. Das ehrgeizige Ziel, die gestellten Verständnisfragen innerhalb zwei Tagen anonymisiert zu beantworten, ist in der Regel das erste Ziel, welches vom Kunden gerissen wird, daher rate ich auch hier lieber eine Woche anzusetzen. Im Anschluss benötigt der Lieferant wieder mindestens eine Woche, um die Ausschreibung zu beantworten. Das Kundenbenehmen, sich selbst immer ausreichend Zeit zu zugestehen, dem Lieferanten jedoch immer nur äußerst knappe Zeiträume zu gönnen sowie Wochenendarbeit zuzumuten und dies in Verbindung mit der Androhung von Ausschluss bei Unpünktlichkeit, empfehle ich ausdrücklich nicht. Wie soll die viel heraufbeschworene partnerschaftliche Zusammenarbeit  aussehen, wenn bei der Ausschreibung schon mit zweierlei Maß gemessen wird, denn nie fehlt auf Kundenseite der Satz „wir behalten uns Terminverschiebungen vor“. Außerdem, es gibt da so eine unausgesprochene Regel, diese lautet: „Geringschätzung wird mit einem höheren Honorar vergütet!“

Zu diesem Zeitpunkt sind nun schon drei bis vier Wochen vergangen. Die Auswertung einer Ausschreibung benötigt ebenfalls mindestens eine Woche, ein bis zwei Wochen für die Verhandlungen, ein bis zwei weitere Wochen für die mathematische und politische Entscheidung, in Summe also mindestens sechs Wochen ohne Vorbereitungszeit.

Aufwendige Ausschreibungen benötigen mindestens sechs Monate und es gibt Themen, die sollten bis zu 1,5 Jahren vor dem Implementierungs- / Umsetzungstermin begonnen werden. Und da sind ja auch noch Feiertage, Urlaubszeiten und manchmal wird auch ein Projektmitglied krank. 

Eine Ausschreibung, die sich durch eine realistische Zeitplanung auszeichnet, setzt Sie selbst weniger unter Druck und vermittelt im Markt einen professionellen Eindruck, der Ihre Lieferanten dazu veranlasst, sich ebenfalls ernsthaft und professionell mit Ihrer Ausschreibung auseinander zu setzen, mit für Sie sehr zufriedenstellenden Ergebnissen.